Projetizando a Vida

Este artigo é parte de uma série de 5 artigos que apresentam os 5 Grupos de processo de Gerenciamento de Projetos descritos no PMBOK:

 1. Iniciação - Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto..
2. Planejamento - Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado.
3. Execução - Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto.
4. Monitoramento e controle. Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.
5. Encerramento. Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

O Segundo artigo falaremos sobre PLANEJAMENTO.

Ouvi uma vez de um Gerente de Projetos uma frase que é das mais verdadeiras relativa a Gerenciamento de Projetos e que tomo por lema é: “90% dos problemas de projeto, para ser conservador, poderiam ser evitados se tivéssemos feito um bom Planejamento em seu início”.

 Muitos podem contrariar essa frase dizendo que imprevistos acontecem, que a lei de Murphy é implacável, ou como diriam os americanos em seu pragmatismo: “shits happen”…

 Sim isso é verdade, acontecem mesmo, e com muita freqüência e é exatamente por isso que existe o planejamento, evitar que as shits aconteçam ou, pelo menos, ter uma resposta adequada quando acontecerem. Em outras palavras, a maioria dos imprevistos são previsíveis, e pode portanto ser controlados.

 Já vi muito gerente de projeto iniciante dizendo, em listas de discussão : “Oi pessoal, estou começando a gerenciar um projeto e preciso de um ‘template’ de um Plano de Projeto, alguém pode me dizer onde baixar um ‘di-gratis’…”, como eu gosto de citações (mania de palestrante), costumo responder com apenas uma frase do Dwight D. Eisenhower (34º presidente dos EUA) : “Um plano não é nada, Planejar é tudo…”

Falar é fácil, eu tinha prometido escrever 2 artigos por semana sobre os Grupos de Processo do PMBOK, e na primeira semana, furei, escrevi apenas um… Pois é Shits happen…

Tive um problema de saúde, fiquei de cama na sexta, enfim, aconteceu um imprevisto, que poderia se previsto,a final todo mundo pode ficar doente, todo mundo pode sofrer um acidente, etc, etc…

 Eu poderia ter previsto isso e ter escrito um artigo “de reserva”, assim, poderia simplesmente publicar e hoje estaria escrevendo o terceiro e não o segundo, como não fiz me resta REPLANEJAR: ou eu altero meu cronograma, atrasando a conclusão da série ou escrever 3 artigos essa semana e assim, cumprir o prazo final. É o que farei.

 Só pra concluir o “prolegômeno”(adoro palavras difíceis…), sei que vão dizer, depois que acontece é fácil falar… Sim, realmente é, por isso recomenda-se que todo Gerente de Projetos tenha seu “caderninho” “lições aprendidas”, isso é uma entrada a mais no seu planejamento futuro, e assim as “shits” só acontecem uma vez…

Bom, mas vamos ao que interessa: PMBOK - Grupo de processos - Planejamento.

 Para muita gente Planejar um projeto é criar um cronograma, funciona assim, você pega um template do MS-project, “chuta” quanto tempo gata para executar aquelas atividades que estão lá, coloca uma margem de segurança de 20 a 50%,e pronto, é só sair executando…

 Se você planeja assim, um treinamento para ficar perfeito: Vá para a frente do espelho e comece a treinar o sotaque: shits happen, shits happen, shits happen. Isso tem que soar perfeito e natural quando você for expor o resultado do projeto.

 Não sou maluco de dizer que o cronograma é inútil, um cronograma bem feito, uma boa planilha de riscos (falarei sobre riscos num artigo futuro) e uma dose cavalar de bom senso podem ser, muitas vezes, o suficiente para que o projeto tenha sucesso, mas o Cronograma e a Planilha de riscos são resultados do Planejamento,e não o planejamento em si.

 O Grupo de processos Planejamento, do PMBOK contem os seguintes processos:

1 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

O Objetivo deste processo é definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto.  

2 Planejamento do escopo

O Objetivo deste processo é criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto. Nele documenta-se como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a estrutura analítica do projeto (ou WBS – Work Breakdown Struture)  será criada e definida.

3 Definição do escopo

O Objetivo deste processo é gerar uma declaração do escopo detalhada do projeto. É um processo fundamental porque é muito comum recebermos demanda como Criar um relatório XYZ. E quando vai criar você verifica que as informações não existem, ai entra o JAQUES está fazendo o relatório, aproveita e faz uma tela para entrada de dados… JAQUES ta fazendo essa tela, faz a critica de validade… E por ai vai. Por isso : Detalhe o escopo. Parece a mesma coisa mas não é. Item o “cliente” pede, o item 2, o Gerente de Projetos diz o que precisa fazer para atender o item 1.

4 Criar EAP (ou WBS)

O Objetivo deste processo é subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

5 Definição da atividade

Esse é fácil, o que eu preciso fazer para produzir o escopo desejado… (fácil de entender, de fazer, nem sempre…)

6 Seqüenciamento de atividades

Em que seqüência as atividades precisam ou podem ser executadas, quem depende de quem?

7 Estimativa de recursos da atividade

Qual o esforço que você precisa para fazer cada uma das atividades?

8 Estimativa de duração da atividade

Qual o tempo que você gasta para executar essa atividade com os recursos disponíveis.(ou pode acontecer o contrário, termos uma prazo fixo e variamos os  recursos)

9 Desenvolvimento do cronograma

Deenvovler  o cronograma do projeto a partir da análise das atividades, da seqüência das atividades, suas durações, e as necessidades de recursos (em outras palavras,  de forma muuuuuito simplificada pega-se os itens 5, 6, 7 e 8  e coloca no Project).

10 Estimativa de custos

Aqui é que pega, quanto Custa???

11 Orçamentação

Detalhar o item anterior, ou seja COMO e QUANDO você vai gastar o orçamento.

12 Planejamento da qualidade

O Objetivo deste processo é identificar os padrões de qualidade relevantes para o projeto e determinar como satisfazê-los.

13 Planejamento de recursos humanos (montagem da equipe)

Conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e alocados ao projeto. Isso é complicado quando precisamos de profissionais de outras equipes, ou mesmo de outras empresas. ( O gestor quase nunca está disponível…).

14 Planejamento das comunicações

Estima-se que 90% do trabalho de um Gerente de Projeto, mesmo assim ATÉ o PMBOK relega essa atividade a um nível inferior, dedicando, na terceira edição) apenas 14 páginas de suas 405 ao assunto, ou seja meros 3,5%.

15 Planejamento do gerenciamento de riscos

O Objetivo deste processo é decidir como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto.

16 Identificação de riscos

Riscos são eventos que podem alterar, para melhor ou para pior (Oportunidade ou Ameaça), a chance de sucesso do projeto. Este processo consiste em identificar esse prováveis eventos.

17 Análise qualitativa de riscos

Uma vez identificados os riscos, este processo visa priorizar riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.

18 Análise quantitativa de riscos

O Objetivo deste processo é analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.

19 Planejamento de respostas a riscos

O Objetivo desse processo é avaliar os processos 16, 17 e 18 para desenvolver opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

20 Planejar compras e aquisições

Este é o processo necessário para determinar o que comprar ou adquirir e quando e como fazer isso.

21 Planejar contratações

Este é o processo necessário para documentar os requisitos de produtos, serviços e resultados e identificar possíveis fornecedores.

Como da pra ver são várias atividades alem de simplesmente montar um cronograma, mas como fazer isso?

O PMBOK não é uma metodologia, embora muitas empresas de treinamento vendam cursos sobre a “metodologia PMI”, a metodologia é o método que VOCÊ ou SUA EMPRESA usam para implementar esses processos.

Num próximo artigo vou apresentar UMA forma de planejamento que eu gosto (nem sempre é possível) usar.

PS. A figura acima é um diagrama de um Mapa Mental (MindMap), um diagrama usado numa técnica de planejamento que gosto muito. Voltareia falar no assunto e explicar seu funcionamento no futuro.