Projetizando a Vida

TEXTO REVISADO.

Este artigo é parte de uma série de 5 artigos que apresentam os 5 Grupos de processo de Gerenciamento de Projetos descritos no PMBOK:

1. Iniciação - Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto..
2. Planejamento - Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado.
3. Execução. Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto.
4. Monitoramento e controle. Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.
5. Encerramento. Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

O Terceiro artigo falaremos sobre Execução

O Grupo de processos de execução é composto pelos processos que tem por objetivo coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano do projeto gerado pelo grupo de processos de Planejamento.

Segundo informações que obtive (não tive acesso ao documento oficial ainda) no Draft da nova versão do PMBOK, versão 4 a ser lançada (espera-se) ainda em 2008 o Grupo de processos de execução está deixando de existir, sendo que os processos pertinentes estão sendo migrados para o Grupo de Processos de Monitoramento e Controle. Espero o lançamento oficial do PMOK 2008 para confirmar isso, mas gostei da novidade, uma das coisas com que nunca concordei plenamente com o PMBOK é existir esse grupo, pois a função do Gerente de Projetos é fazer com que o projeto ocorra conforme planejado,e não executá-lo. Quando ele faz isso (no caso, por exemplo, de um projeto de vida) ele deve usar “dois bonés”, o do executor e o do Gerente, como só tem uma cabeça deve usar um boné de cada vez.

Mas, como ainda falamos da versão 3 (ou 2004), existe esse grupo de processos, composto dos seguintes processos:

1. Orientar e gerenciar a execução do projeto

Anteriormente chamadod e Executar plano do projeto este processo visa garantir que o plano seja executado e que APENAS as atividades definidas no plano serão executadas. É comum gerentes iniciantes executarem atividades adicionais, para “agradar o cliente”. Ë claro que você pode agradar o cliente, mas no primeiro atraso gerado, ele esquece disso, e vai te cobrar. Conhece a história do Plantador de Arroz? Conto num outro artigo, em breve (afinal meu plano de projeto para o projeto de série sobre os grupos de processo não prevê essa atividade…*rs) . Esse é o único processo essencial, os demais são Processos facilitadores.

3. Realizar a garantia da qualidade

Eu não concordo com pessoas que dizem que um produto tem mais ou menos qualidade. Para mim qualidade é binário, ou sim ou não, ou tem qualidade ou não tem qualidade, isso porque qualidade é atender expectativas, portanto ou atende ou não atende (essa história de “atende parcialmente” é igual “parcialmente grávida”) Usa-se muito qualidade superior e qualidade inferior, isso define uma categoria, não a qualidade em si. Esse processo consiste em avaliar regularmente o desempenho geral do projeto, com o objetivo de satisfazer os padrões estabelecidos de qualidade (em outras palavras atender a expectativa).

3. Contratar ou mobilizar a equipe do projeto

Projetos são executados por pessoas (por enquanto, afinal, ainda não existem robots inteligentes), portanto por uma equipe (nem que seja uma equipe de uma única pessoa. No início desse projeto a pessoa pode “existir” ou não. Se existir voce precisa mobilizá-la, ou seja colocá-la em condições de trabalhar, isso envolve atribuir as atividades, fornecer as condições básicas e etc. Caso a pessoas não “exista”, é preciso contratá-la, antes de mobilizá-la.

4. Desenvolvimento da Equipe

É comum em projetos precisarmos de pessoas que assobiem e chupem cana, sem desafinar e ainda sirvam cafezinho…

Nem sempre as pessoas que dispomos ou conseguimos contratar, tem todas as habilidades necessárias, é portanto necessário desenvolver a equipe,  ou seja, trabalhar o grupo para que as habilidades necessárias estejam presentes.
Sem isso, o projeto terá um desempenho deficiente.

5. Distribuição das Informações

Olha a comunicação ai geeeeeeeeeente!!! Já dizia o maior comunicador desse país, Abelardo Barbosa, o chacrinha: “Quem não se comunica se estrumbica”. Comunicar não é apenas falar, enviar a mensagem. Ë enviar a mensagem e garantir que isso seja entendido por todos os “Stakeholders”, não apenas os membros da equipe. Voltarei a falar sobre isso em um artigo futuro sobre Comunicação e Stakeholder.

6. Solicitar respostas de fornecedores

Em outras palavras solicitar propostas, informações, cotações, licitações, enfim, tudo aquilo que voce precia para  comprar algo, se precisar comprar algo, é claro.

7. Selecionar de Fornecedores

Você já comprou algo no Mercado Livre de um vendedor com 0(ZERO) referencias? Por mais honesto que ele seja, e mesmo sendo o Mercado Livre e a maior parte dos vendedores idôneos, o numero de vendas e o percentual de satisfação garantem a entrega e a satisfação (a SuperLoja do Jobson só mostra produtos desses clientes, por isso estou criando uma…*rs). o mesmo cuidado ao comprar algo para seu projeto, principalmente se precisar de ume entrega programada, as vezes é melhor pagar mais caro do que ter o projeto paralisado por não receber o produto adequado de um fornecedor desconhecido.

OBS: É sempre bom alertar que esses processos são as MELHORES PRÁTICAS, nem todos são executados em todos os projetos. Novamente o PMBOK não é uma metodologia a ser seguida a risca, é “apenas” um guia de “conselhos”.

Alguns desses processos precisam ser melhor detalhados, e serão em artigos futuros.