Projetizando a Vida

Este artigo é parte de uma série de 5 artigos que apresentam os 5 Grupos de processo de Gerenciamento de Projetos descritos no PMBOK:

1. Iniciação - Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto..

2. Planejamento - Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado.

3. Execução -  Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto.

4. Monitoramento e controle - Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.

5. Encerramento -  Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

Neste primeiro artigo falarei do Grupo de Processos de Iniciação.

Quando recebemos a demanda de um projeto, principalmente quando somos pressionados pelo tempo (o que NORMALMENTE OCORRE), somos tentados e Iniciar o mais rápido possível, sem pensar muito, sem planejar, um verdadeiro “fazejamento”…

Depois de dois ou três projetos feitos na marra, as vezes até conseguindo relativo sucesso, começa-se a sentir a necessidade real do Planejamento, mas ainda assim, se não somos cobrados, esquecemos da Iniciação…

Isso me lembra uma história de São Pedro (Gerente de Projetos do Céu), chegou um senhor, já de idade,q eu tinha morrido com uma pancada na cabeça, que lhe causou amnésia, São Pedro perguntou pra ele:

Qual seu Nome ? O Sr. Respondeu: Não sei, eu tenho amnésia…

São Pedro, GP experiente, tentou fechar o Escopo: Mas me diga algo que você se lembra, para que eu possa definir pra onde você tem que ir…

O Sr. Respondeu: Não lembro muita coisa, lembro que era carpinteiro, que tive um filho, mas engraçado, não fiz sexo pra ter esse filho…

O rosto de S. Pedro se iluminou, escopo fechado, é o Pai do Chefe !!!

Rapidamente determinou alguns anjos pra cuidarem do velho, enquanto ele começava a preparar seu projeto de apresentar o velho a todos…

Tudo pronto, cronograma cumprido e eis que todos os anjos, santos e alguns convidados especiais no “salão nobre do céu”, a melhor banda de querubins com o melhor coral de anjos cantando ao som das trombetas , e o velho adentra a festa, com doces, salgados e comidas de melhor qualidade, tudo perfeito…

O Velho pergunta: Onde esta meu filho?

E o GP S. Pedro, esta vendo aquele jovem bonito, de túnica branca e barba bem cuidada sentado ao lado daquele poderoso senhor resplandecente? É Ele…

O Velho mais do que depressa sai correndo abre os braços e grita: Pinóquio meu filho…

Pois é, faltou o Grupo de Processo de Iniciação…

O Grupo de processo de Iniciação tem por objetivo Definir, com o Maior detalhe possível, o que será feito, o mais detalhadamente possível.

Quando esse grupo de processos não são executados, esquece-se do Óbvio, como na historinha acima, perguntar se o velho lembrava o Nome do Filho… seria bem menos traumático…

São Basicamente dois processos:

- Desenvolver o termo de abertura do processo – este documento é importante porque confirma a existência do projeto, declara as intenções e AUTORIZA o projeto. Este processo diz o que deve ser feito e como esse produto ou serviço vai ser avaliado, e também, QUEM PAGA A CONTA.

- Desenvolver a Declaração de Escopo Preliminar do Projeto - Este processo é importante porque nele se descreve, ainda que em mais alto nível, os requisitos do Projeto.

Pode-se deixar de lado esse grupo de processos?

Para responder isso uso o título de um livro de etiquetas da Bárbara Virgínia: “Poder pode, mas não deve”.

Em projetos pequenos, o impacto de não executar esses processos é pequeno, ele pode ser feito juntamente com o planejamento, porém em projetos maiores, que envolvem várias pessoas, ou varias fases, é extremamente recomendável que se faça e se faça formalmente.

Vão dizer que é burocracia, que é desnecessário, e para projetos que corram sem incidentes realmente são, mas naquele dia fatídico, em que algo acontecer, você vai precisar dele, e ará graças a Deus pela “Burocracia”, ou então, alguém vai chegar ao seu lado e perguntar, como um Anjo perguntou ao GP S. Pedro: “Não te passou pela cabeça perguntar o nome do Filho?”